Digitalizzare le aziende, ma con la priorità di dematerializzare i processi.

I tempi sono maturi per fare i modo che la digitalizzazione dei processi aziendali si compia, in particolare nel panorama delle piccole-medie imprese.

Una soluzione può venire dalla dematerializzazione dei processi aziendali.

Dematerializzare i processi è ciò che conta.

Capita che il processo di digitalizzazione sia rallentato da situazioni indipendenti dalla volontà imprenditoriale, che contribuiscono a disorientare chi è interessato ad investire risorse in questo ambito. La digitalizzazione è ormai una svolta epocale nel modo di fare impresa. La sostituzione del documento cartaceo con quello digitale e la possibilità di utilizzo di software configurabili per snellire l’organizzazione aziendale sostituendo strumenti obsoleti utilizzati sinora, rendono questo approccio procedurale ormai insostituibile.

L’utilizzo più noto è quello della dematerializzazione dei documenti, ma è quello che apporta meno benefici all’azienda: si limita a sostituire il supporto del documento, che per questa ragione tende a replicare la procedura aziendale esistente, ottenendo come risultato, nella migliore delle ipotesi, una riduzione del cartaceo circolante, ma che lascia inalterate tutte le criticità organizzative e le conseguenti diseconomie.

Il metodo che consigliamo

Il metodo che invece deve essere adottato, è quello di dematerializzare il processo e non il documento, per fare in modo che quest’ultimo sia solamente un output opzionale, una rappresentazione grafica on-demand e niente più, del flusso procedurale e non ne sia invece un collo di bottiglia. Questo significa che è importante il dato e non il documento che lo contiene. I dati possono essere oggetto di verifiche automatizzate, possono essere letti automaticamente e determinare esiti di processo in base a regole pianificate, mentre nel momento in cui nel flusso procedurale compare un documento in formato analogico per forza di cose vengono meno gran parte delle possibili opportunità di elaborazione.

Fattura elettronica e NSO per la PA e strumenti di dematerializzazione.

Dematerializzare un processo impone un’attenta analisi dell’esistente, soprattutto perché in modo critico occorre mettersi in discussione e individuare le aree che possono essere tradotte da subito in un flusso regolato di operazioni e localizzare quelle in cui intervenire in modo che lo diventino.

Riorganizzare i processi

La corretta reingegnerizzazione di processi deve portare necessariamente a una velocizzazione dell’avanzamento di processo evitando accuratamente ogni duplicazione dello stesso dato, il reinserimento manuale e, rispetto alla situazione precedente, a una riduzione dei task di cui ne è composto; la proattività nel verificare costantemente le performance di processo è inoltre il fattore determinante per adeguare rapidamente la propria organizzazione alle mutate condizioni in cui ci si trova ad operare.

Per quanto abbiamo visto finora, nell’ambito interno all’azienda, la dematerializzazione ha ben pochi vincoli. Semmai la necessità di compromessi è richiesta quando il processo include attività che mettono in relazione l’azienda con la pubblica amministrazione. Incredibilmente la soluzione che più avvicina la PA all’argomento oggetto dell’articolo è quella che più è stata osteggiata da aziende e relativi consulenti: la fattura elettronica B2B. Un unico esempio, insieme al prossimo progetto NSO (il primo febbraio 2020 lo strumenta diventa obbligatorio per lo scambio di documenti d’ordine tra fornitori ed enti del Servizio Sanitario Nazionale) di una modalità operativa che privilegia l’acquisizione del dato in tempo reale e che si pone effettivamente come un servizio.

Innegabile è la constatazione che, in questi mesi, non sia stato colto il valore di un servizio, che invece è stato percepito come l’ennesimo adempimento e non un potente strumento su cui fare leva per esigere lo snellimento di tutte quelle dichiarazioni che la normativa fiscale ancora richiede.

 

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